Sposoby poświadczania dokumentów
Poświadczenie – formalna procedura stosowana w celu nadania dokumentom (dyplomom, certyfikatom, licencjom itp.) mocy prawnej, umożliwiająca zgodne z prawem użycie ich w innym państwie, potwierdzenia autentyczności podpisu, charakteru w jakim działała osoba, która podpisała dokument oraz, w razie potrzeby, tożsamości pieczęci lub stempla, jakimi został on opatrzony. Dokument zostaje opatrzony klauzulą apostille w celu jego przedłożenia w urzędzie innego państwa.
Zasady poświadczania (krótki opis)
1. Apostille zawsze jest wydawana tylko na terenie tego państwa, z którego pochodzi dokument. Jeżeli dokument został sporządzony bądź wydany poza terytorium Federacji Rosyjskiej, jego poświadczenie na terenie Rosji nie jest możliwe.
2. Dołączenie apostille nie jest wymagane, jeżeli między Rosją a krajem, gdzie zamierzają Państwo złożyć dokument, została podpisana dwustronna umowa, która znosi obowiązek poświadczenia.
3. W większości przypadków apostille wydaje się do uwierzytelnionych kopii dokumentów (aktów urodzenia, zgonu, małżeństwa, rozwodu, dyplomów, świadectw dojrzałości i innych oraz do kopii dokumentów założycielskich osób prawnych – statutów, umów założycielskich, zaświadczeń o rejestracji podatnika podatku).
4. W większości przypadków dokument przedłożony na terenie innego państwa wymaga tłumaczenia. Autentyczność podpisu tłumacza powinna być potwierdzona przez notariusza.
Istnieją 3 rodzaje poświadczenia dokumentów – pieczęć „apostille”, legalizacja konsularna oraz legalizacja w Izbie Handlowej FR.
Apostille (uproszczona procedura poświadczenia)
Pieczęcią „apostille” zostają opatrzone dokumenty, które będą przedkładane w kraju będącym stroną Konwencji haskiej z dn. 5 października 1961 r. (taka procedura nosi nazwę „uproszczone poświadczenie” bądź „apostille”). Po opatrzeniu dokumentu klauzulą „apostille” dokument otrzymuje moc prawną we wszystkich krajach, które przystąpiły do Konwencji haskiej. Apostille wydają lokalne organy Ministerstwa Sprawiedliwości oraz inne organy władzy wykonawczej (np. Ministerstwo Edukacji i Nauki FR).
Od 1 stycznia 2011 r. upoważnionymi do poświadczenia dokumentów o wykształceniu (apostille do dyplomu) są również lokalne organy władzy wykonawczej subiektu FR w dziedzinie edukacji (Ministerstwo Edukacji obwodu niżnonowogrodzkiego). Wcześniej uzyskanie apostille do dyplomu oraz innych dokumentów dotyczących wykształcenia było możliwe jedynie w Moskwie.
Klauzulę „apostille” na dokumentach wydanych przez organy USC obwodu niżnonowgorodzkiego (np. apostille do aktu urodzenia) nadaje Główny Departament USC obwodu niżnonowogrodzkiego.
Termin nadania apostille wynosi od 3 do 5 dni roboczych.
Podczas tłumaczenia pieczęci „apostille” należy przestrzegać formy obowiązującej w państwie, której językiem urzędowym jest docelowy język tłumaczenia.
Szablony tłumaczenia apostille obowiązujące w różnych krajach świata można znaleźć na naszej stronie internetowej w zakładce „Szablony”.
Legalizacja konsularna
Legalizacja konsularna jest niezbędna, jeśli państwo nie jest stroną Konwencji haskiej. Procedura ta jest bardziej skomplikowana niż nadanie klauzuli „apostille” – obejmuje ona uwierzytelnienie dokumentu w organach Ministerstwa Sprawiedliwości FR, organach MSZ FR, a następnie w konsulacie kraju docelowego na terytorium Federacji Rosyjskiej. Legalizacja konsularna nadaje dokumentom moc prawną tylko na terenie tego państwa, którego konsulat dokonał legalizacji. Wzór zalegalizowanego dokumentu można znaleźć tutaj i tutaj.
Legalizacja w Izbie Handlowej FR
Dokumenty handlowe (umowy, rachunki, faktury, konosamenty) nie są objęte ani legalizacją konsularną, ani procedurą wydania apostille. Poświadczenie takich dokumentów można uzyskać jedynie w Izbie Handlowo-Przemysłowej, a następnie w konsulacie kraju docelowego. W większości przypadków legalizacja takich dokumentów nie jest wymagana.
Tryb poświadczenia dokumentów w innych krajach.